Teori Organisasi

Kebaikan yang tercerai berai akan mudah dikalahkan oleh kebatilan yang terorganisir 

Jangan khawatir, asal setia berjamaah dan selalu menjaga silaturahim, kebaikan dan kebenaran akan dimenangkan olehNya.

Sebenarnya organisasi tidak selalu harus terdiri dari orang-orang, tetapi dapat juga berupa sekumpulan perangkat keras maupun perangkat lunak yang membentuk sebuah kerjasama untuk mencapai tujuan, seperi misalnya : organisasi computer, organisasi file, dll ; meskipun sebagian besar diantaranya adalah kombinasi antara orang-orang dan perangkat-perangkat.

Sejarah menunjukkan bahwa, di dalam semua masyarakat, para warganya selalu terbagi-bagi ke dalam kelompok-kelompok. Latar belakang pembagian seperti ini bervariasi, diantaranya adalah : kekuasaan yang diwariskan, agama, pengetahuan yang diperoleh atau kekuatan ekonomi; tetapi selalu ada yang memiliki hak-hak istimewa dan yang serba kekurangan, yang kuat dan yang lemah, mereka yang di atas dan mereka yang di bawah.

Sejarah juga menunjukkan kepada kita bahwa mereka yang serba kekurangan telah berhasil dalam mengubah dan memperbaiki jabatannya di dalam masyarakat dengan mengorganisasikan diri ke dalam kelompok-kelompok dengan kepentingan dan tujuan bersama yang terdefinisikan.

Jadi, sebuah organisasi dalam hal ini dipandang sebagai kelompok orang, yang memiliki kesamaan dalam permasalahan yang dihadapi, kepentingan, dan tujuan umum, dan mengakui bahwa dengan berjuang bersama-sama, mereka mempunyai kesempatan yang lebih baik untuk memecahkan permasalahannya, mempromosikan kepentingan dan mencapai tujuannya.

Sebuah organisasi harus mempunyai nama, yang mencerminkan maksud dan/atau kelompok yang diwakilinya.

Nama itu juga harus mencerminkan wilayah geografis tempat organisasi itu beroperasi.

Anggaran dasar sebuah organisasi menetapkan aturan-aturan tentang siapa saja yang dapat menjadi anggota, hak dan kewajiban anggota, tujuan umum dan prioritas organisasi serta aturan-aturan mengenai bagaimana seharusnya organisasi berfungsi dan melaksanakan usaha-usahanya.

Orang hanya dapat dan tetap menjadi anggota organisasi ini jika mereka tanpa syarat menerima dan menghargai aturan-aturan yang ditetapkan dalam anggaran dasar.

Disamping itu yang tidak kalah pentingnya adalah fungsi dan kedudukan seorang ketua umum, yang tugas utamanya adalah menjalankan amanat organisasi dalam suatu periode waktu tertentu sesuai keputusan rapat atau musyawarah yang dihadiri oleh seluruh anggota atau perwakilannya.

ANGGARAN DASAR

Anggaran Dasar merupakan "kitab suci" dari sebuah organisasi. Dia harus dihormati dan dipatuhi oleh semua anggota organisasi, dan harus diikuti secara tepat.

Ini berarti bahwa Anggaran Dasar harus diredaksikan secara jelas dan pasti, tidak boleh memberi kemungkinan untuk salah pengertian atau penafsiran yang berbeda.

Secara tradisi, Anggaran Dasar ditulis dalam bahasa yang resmi, kaku dan rumit.

Sebuah Anggaran Dasar seyogyanya dibagi-bagi ke dalam bab-bab yang dapat dibagi bagi lagi ke dalam pasal-pasal.

Hal ini akan memudahkan kita merujuk pada bermacam-macam aturan dan ketentuan yang ditetapkan dalam Anggaran Dasar.

Anggaran Dasar sebuah organisasi seyogyanya memuat :

·         Nama organisasi, tanggal pendiriannya, dan, jika diwajibkan oleh undang-undang negara, tanggal pendaftaran dan akte sesuai dengan tempat pendaftarannya,

·         Tujuan, yang mencakup tujuan umum dan prioritas organisasi,

·         Hak untuk menjadi anggota dan cara memperoleh keanggotaan, hak dan kewajiban anggota,

·         Jika mempunyai cabang-cabang, deskripsikan tentang tempatnya dan fungsinya di dalam struktur organisasi,

·         Komposisi dan fungsi organ-organ organisasi - Sidang Umum, Dewan Pengurus, dll.,

·         Deskripsi tentang kewajiban berbagai anggota Dewan Pengurus,

·         Jika organisasi menetapkan ada jabatan Direktur, harus ada deskripsi tentang fungsi dan kewajibannya, tindakan yang harus diambil terhadap anggota yang melanggar Anggaran Dasar dan/atau perbuatan yang dapat merusak namaorganisasi.

·         Prosedur untuk menyampaikan dan memutuskan amandemen terhadap Anggaran Dasar,

·         Prosedur andaikata pembubaran organisasi dipandang perlu atau dikehendaki.

Situasi dapat terjadi di mana sama sekali tidak memungkinkan untuk mengikuti Anggaran Dasar secara tepat.

KETUA UMUM

Ketua Umum adalah pimpinan organisasi yang bertanggung jawab dan pejabat tertinggi yang dipilih.

Kelancaran jalannya dan kemajuan organisasi sebagian besar bergantung pada kualitas pribadinya, kemampuannya, pemahamannya dan minatnya.

Dia seyogyanya dapat sepenuhnya mengendalikan dan mempunyai kekuasaan untuk membuat setiap orang menjalankan tugas organisasi.

Ketua Umum seyogyanya juga merupakan seorang administrator yang baik dengan kemampuan untuk mendelegasikan tanggung jawab dan membuat semua Anggota Pengurus yang dipilih maupun sebanyak mungkin anggota biasa memainkan peran yang aktif dalam kegiatan organisasi.

Ketua Umum harus menjaga :

·         bahwa Anggaran Dasar dihormati,

·         bahwa keputusan-keputusan yang telah dibuat dilaksanakan,

·         bahwa rekening selalu beres,

·         bahwa organisasi memenuhi kewajiban finansialnya,

·         bahwa semua Anggota Pengurus yang dipilih dan anggota panitia melaksanakan kewajibannya secara memuaskan,

·         bahwa laporan dibuat dan dikirimkan kepada pihak-pihak yang harus menerimanya pada waktu yang tepat,

·         bahwa semua surat dijawab,

·         bahwa kegiatan organisasi dalam semua bidang dilaksanakan secara sistematis dan bertujuan.

Kenyataan bahwa tugas-tugas ini merupakan tanggung jawab Ketua Umum, tidak berarti bahwa dia harus melaksanakannya sendiri. Sebagaimana telah disebutkan di atas, satu kualitas yang penting dari seorang Ketua Umum adalah kemampuan mendelegasikan tanggung jawab kepada orang lain.

Seorang Ketua Umum yang baik seyogyanya berlaku adil dan tanpa bias kepada setiap orang. Dia seyogyanya merupakan orang yang paling bersemangat dan pekerja keras serta berfungsi sebagai contoh yang baik, baik untuk para pengurus yang lain, maupun semua anggota organisasi.

Banyak sekali pendapat tentang kualifikasi paling penting dari seorang pemimpin, mungkin sama banyaknya dengan jumlah orang, tetapi paling tidak seorang pemimpin seyogyanya mampu mendengarkan pendapat orang lain dengan pikiran terbuka dan harus sadar akan bahaya dipengaruhi oleh prestise dan purbasangka.

Dia seyogyanya tidak langsung mengambil kesimpulan atau membuat keputusan-keputusan secara tergesa-gesa, tetapi lebih buruk daripada segalanya adalah kecenderungan untuk mencari-cari alasan untuk menunda keputusan-keputusan.

Pemimpin yang baik seyogyanya mampu mempertimbangkan fakta-fakta dan menarik kesimpulan dan, jika waktunya singkat, mengambil keputusan tanpa menunda-nunda dan berpegang pada keputusan tersebut.

Satu aturan yang baik yang patut diikuti adalah bahwa setelah menghapuskan hal-hal yang tidak praktis dan tidak diinginkan.

Sebagian besar manusia ingin dibutuhkan.

Keinginan yang tidak disadari ini harus diperangi secara sadar oleh setiap orang yang ingin menjadi seorang pemimpin yang baik.

Kualitas terbaik dalam diri seorang pemimpin adalah kemampuannya untuk membedakan antara yang penting dan yang kurang penting, antara prioritas pertama dan prioritas kedua, antara apa yang harus ditangani segera dan apa yang dapat ditangani kemudian.

Seorang pemimpin dengan kualitas seperti ini akan sangat berharga bagi organisasinya.

Tidak ada orang yang dapat mengerjakan setiap hal sendiri.

Tidak mungkin menyelesaikan semua tugas sekaligus.

Jika kita tidak mampu mendelegasikan tugas-tugas dan tanggung jawab kepada orang lain, ini merupakan pertanda yang jelas bahwa kita merasa tidak yakin pada diri kita sendiri.

Tetapi semuanya kembali kepada hasil kesepakatan seluruh anggota dalam rapat atau musyawarahnya.

Anggota adalah pemegang kekuasaan tertinggi dalam setiap organisasi.

Teori Organisasi Klasik

   

Teori organisasi klasik mengklasifikasikan tugas manajerial yang terdiri atas :

·         Technical ; kegiatan memproduksi produk dan mengoranisirnya.

·         Commercial ; kegiatan membeli bahan dan menjual produk.

·         Financial ; kegiatan pembelanjaan.

·         Security ; kegiatan menjaga keamanan.

·         Accountancy ; kegiatan akuntansi

·         Managerial ; melaksanakan fungsi manajemen yang terdiri atas :

o   Planning ; kegiatan perencanaan

o   Organizing ; kegiatan mengorganiisasikaan

o   Coordinating ; kegiatan pengkoorrdinasiian

o   Commanding ; kegiatan pengarahann

o   Controlling ;  kegiatan penngawasaan

Oleh karena itu, banyak hal yang harus dijadikan renungan bagi para pengelola organisasi, yang diantaranya adalah :

·         Pembagian Tugas

·         Pembagian wewenang

·         Struktur pertanggungjawaban

·         Kesatuan perintah

·         Kesatuan arah

·         Asas kepentingan umum

·         Pemberian janji yang wajar

·         Asas keteraturan

·         Asas keadilan

·         Kestabilan masa jabatan

·         Asas persatuan

·         Tujuan jelas

·         Kegiatan logis

·         Staf memadai

·         Disiplin kerja

·         Balas jasa yang adil

·         Laporan terpecaya

·         Urutan instruksi

·         Instruksi standar

·         Standar kegiatan

·         Kondisi standar

·         Operasi standar

Teori Struktural Klasik

Pandangan teori klasik tentang organisasi adalah sebagai berikut :

·         Organisasi ada terutama untuk menyelesaikan tujuan-tujuan yang telah ditetapkan.

·         Bagi suatu organisasi, ada struktur yang tepat bagi tujuan, lingkungan, teknologi dan partisipannya.

·         Pekerjaan organisasi paling efektif bila ada tantangan lingkungan dan kepentingan pribadi terhalang oleh norma-norma rasionalitas.

·         Spesialisasi akan meningkatkan taraf keahlian dan performan individu.

·         Koordinasi dan control paling baik melalui praktek otoritas dan aturan-aturan yang tidak bersifat pribadi.

·         Struktur dapat dirancang secara sistematis dan dapat dilaksanakan.

·         Masalah-masalah organisasi biasanya merefleksikan struktur yang tidak tepat, dan dapat diselesaikan melalui perancangan dan pengorganisasian kembali ( Bolman, 1988 )

Unsur kunci teori klasik Ada empat kunci dari teori klasik adalah : Pembagian kerja, adalah bagaimana organisasi membagi sejumlah pekerjaan terhadap  tenaga kerja yang ada dalam organisasi.

Hierarki proses fungsional, adalah setiap organisasi terdapat adanya tingkatan karyawan menurut fungsinya atau pekerjaan yang khusus dalam organisasi.

Struktur, adalah jalinan hubungan dan peranan dalam organisasi. (Lini dan Staf)

Pengawasan yang ketat, pada organisasi yang tinggi strukturnya menghendaki banyak saluran komunikasi dalam melakukan pengawasan. Sedangkan pada organisasi yang strukturnya mendatar tidak banyak diperlukan saluran komunikasi.

Untuk Organisasi Sosial

·         Sistem sosial dihasilkan lewat komunikasi. Keseragaman perilaku dan tekanan untuk menyesuaikan diri dengan norma-norma dihasilkan lewat komunikasi diantara anggota-anggota kelompok.

·         Bila suatu sistemsosial telah berkembang, ia menentukan komunikasi anggota-anggotanya. Sistem sosial mempengaruhi bagaimana, ke, dan dari siapa, dan dengan pengaruh bagaimana komunikasi terjadi diantara anggota-anggota sistem.

·         Pengetahuan mengenai suatu sistem sosial dapat membantu kita membuat prediksi yang akurat mengenai orang-orang tanpa mengetahui lebih banyak daripada peranan-peranan yang mereka duduki dalam sistem.

Untuk Organisasi Formal

·         Suatu organisasi terdiri dari hubungan-hubungan yang ditetapkan antara jabatan-jabatan. Blok-blok bangunan dasar dari organisasi formal adalah jabatan-jabatan.

·         Tujuan atau rencana organisasi terbagi kedalam tugas-tugas; tugas-tugas organisasi disalurkan  di antara berbagai jabatan sebagai kewajiban resmi

·         Kewenangan untuk melaksanakan kewajiban diberikan kepada jabatan. Yakni, satu-satunya saat bahwa seseorang diberi kewenangan untuk melakukan tugas-tugas jabatan adalah ketika ia secara sah menduduki jabatannya.

·         Garis-garis kewenangan dan jabatan diatur menurut suatu tatanan hierarkis. Hierarkinya mengambil bentuk umum suatu piramida, yang menunjukkan setiap pegawai bertanggung jawab kepada atasannya atas keputusan-keputusan bawahannya serta keputusan-keputusannya sendiri.

·         Suatu sistem aturan dan regulasi yang umum tetapi tegas, yang ditetapkan secara formal, mengatur tindakan-tindakan dan fungsi-fungsi jabatan dalam organisasi.

·         Proesedur dalam organisasi bersifat formal dan impersonal – yakni, peraturan-peraturan organisasi berlaku bagi setiap orang. Jabatan diharapkan memiliki orientasi yang impersonal dalam hubungan mereka dengan langganan dan pejabat lainnya.

·         Suatu sikap dan prosedur untuk menerapkan suatu sistem disiplin merupakan bagian dari organisasi.

·         Anggota organisasi harus memisahkan kehidupan pribadi dan kehidupan organisasi.

·         Pegawai dipilih untuk bekerja dalam organisasi berdasarkan kualifikasi teknis, alih-alih koneksi politis, koneksi keluarga, atau koneksi lainnya.

·         Meskipun pekerjaan dalam birokrasi berdasarkan kecakapan teknis, kenaikan jabatan dilakukan berdasarkan senioritas dan prestasi kerja.

Secara bersama-sama Weber dan Taylor menyajikan teori-teori organisasi dan manajemen yang hampir secara khusus membahas anatomi organisasi formal yang dapat disebut sebagai teori-teori struktural klasik.

Pendekatan Taylor terhadap manajemen dilakukan di sekitar empat unsur kunci: pembagian kerja, proses skalar dan fungsional, struktur, dan rentang kekuasaan. Menggunakan analisis Sofer (1972), kita akan membahas keempat pokok tersebut secara ringkas.

Pembagian kerja menyangkut bagaimana tugas, kewajiban dan pekerjaan organisasi didistribusikan.

Dalam pengertian birokratik, kewajiban perusahaan secara sistematis dibebankan kepada jabatan-jabatan dalam suatu tatanan spesialisasi yang menurun.

Taylor menyatakan bahwa pekerja harus dibebaskan dari tugas perencanaan dan kegiatan tata usaha.

Proses skalar dan fungsional berkaitan dengan pertumbuhan vertikal dan horisontal organisasi.

Proses skalar menunjukkan rantai perintah atau dimensi vertikal organisasi.

Dengan memperoleh dua asisten, manajer telah memperbesar ukuran organisasi secara vertikal, menciptakan perubahan-perubahan dalam pendelegasian kewenangan dan tanggung jawab, kesatuan perintah, dan kewajiban melapor.

Struktur berkaitan dengan hubungan-hubungan logis antara berbagai fungsi dalam organisasi. Teori-teori klasik berfokus pada dua struktur dasar yang disebut Lini dan Staff.

Lini : Nilai dasar yang membedakan Lini dengan Dasar terletak pada wilayah pembuatan keputusan.

Isitlah lini berarti bahwa kewenangan terakhir terletak pada jabatan-jabatan dalam struktur.

Staf : Tenaga staff memberi nasihat dan jasa untuk membantu lini.

Lini mempunyai otoritas komando.

Staff memberikan nasihat dan melakukan persuasi dalam bentuk usulan-ususlan, namun tidak mempunyai kewenangan untuk memeberikan perintah kepada manajer lini untuk mengikuti usulan-usulan tersebut.

Struktur Tinggi dan Struktur Datar Terdapat berbagai bentuk struktur organisasi, namun pada dasarnya terbagi dua: struktur tinggi atau vertikal dan struktur datar atau horisontal.

Tingginya atau datarnya suatu organisasi ditentukan oleh perbedaan dalam jumlah tingkatan kewenangan dan variasi dalam rentang pengawasan (span of control) pada setiap tingkat.

Rentang Pengawasan (Span of Control) menunjukkan jumlah bawahan yang berada dibawah pengawasan seorang atasan.

Meskipun sering dinyatakan bahwa jumlah bawahan yang dapat diawasi seorang manajer adalah lima atau enam orang, dalam prakteknya, rentang pengawasan tersebut bervariasi.

TEORI TRANSISIONAL

Kali ini membahas teori transisi (perbedaan) antara teori struktural klasik dan teori-teori mutakhir.

Ditekankan pada teori ini ada hubungan dengan manusiawinya. Beberapa ahli yang mengemukakan teori adalah:

·         Teori Kewenangan dari Chester Barnard

·         Teori Hubungan Manusiawi dari Elton Mayo

·         Teori Fussi Bakko Argyns

·         Teori Peniti Penyambung dari Likert

TEORI KEWENANGAN CHESTER BARNARD

Teori dianggap sebagai sesuatu yang kotor dan perlu dihindari setelah munculnya birokrasi (suatu organisasi yang otoritas/hierarkis).

Sejak itu muncul Barnard dengan Publikasinya, The Function of Executive yaitu Fungsi pertama seorang eksekutif adalah mengembangkan dan memelihara suatu sistem komunikasi (Suatu atasan disebuah perusahaan).

Barnard juga mengatakan bahwa kewenangan merupakan suatu fungsi kemauan untuk bekerjasama.

Ada 4 syarat yang harus dipenuhi sebelum menerima sebuah pesan secara otoritatif yaitu :

·         Orang tersebut harus memahami pesan yang dimaksud. Jelas karena bila yang dikirim pesan tidak memahami pesan yang dimaksud secara jelas, maka tidak bisa merespon pesanya secara benar (miscommunication ).

·         Orang tersebut percaya bahwa pesan itu bertentangan dengan tujuan organisasi. Karena pesan yang disampaikan disini yaitu sebuah pesan secara otoritatif (mempunyai kewenangan/kekuasaan) jadi jelas bertentangan dengan tujuan organisasi.

·         Orang tersebut percaya pada saat ia memutuskan untuk bekerjasama, pesan yang dimaksud sesuai dengan minatnya. Bila tidak sesuai dengan minatnya maka pesan tersebut akan diabaikan

·         Orang tersebut memiliki kemampuan fisik dan mental untuk melaksanakan pesan. Karena agar bisa menindak lanjuti apa yang telah disampaikan.

Teori-teori ini dikenal dengan teori penerimaan kewenangan.

Kewenangan akan menjadi nyata apabila diterima oleh si penerima pesan tapi ia menunjukan bahwa pesan tidak dapat dianalisis, dinilai dan diterima atau ditolak dengan sengaja tetapi kebanyakan arahan, perintah dan pesan persuasif termasuk kedalam zona acuh tak acuh.

Barnard menyamakan suatu kewenangan dengan komunikasi yang efektif, karena melakukan tugas untuk memerintah diperlukan komunikasi yang aktif agar suatu pesan atau perintah tersebut berhasil untuk mempersuasif.

Penolakan suatu komunikasi sama dengan penolakan kewenangan komunikator.

Barnard menganggap teknis komunikasi lisan dan tulisan adalah suatu yang penting harus dipelajari dan bisa menerapkan teknik tersebut dengan tepat .

Dari teorinya ini Barnard dikatakan pelopor yang menempatkan dan menjadikan komunikasi penting sebuah perusahaan.

TEORI HUBUNGAN MANUSIAWI ELTON MAYO

Mayo dan kawan-kawan mengemukakan bahwa suatu kelompok memiliki kehidupannya sendiri lengkap dengan segala adat kebiasaan, norma dan kontak sosial yang efektif atas anggotanya, implikasinya dalam organisasi adalah struktur informal hubungan sosial selalu ada dibalik struktur organisasi formal dan banyak fenomena yang tidak dapat dijelaskan dengan dalil apapun.

TEORI FUSI BAKKO ARGYRIS

Bakko menyarankan suatu proses fusi. Bakko berpendapat bahwa pada tahap tertentu organisasi mempengaruhi individu dan pada saat yang sama individu mempengaruhi organisasi.

Hasilnya dalam organisasi dipersonalkan dan setiap individu/pegawai dan individi-individu disosialisasikan oleh organisasi.

Argyris berpendapat kadang-kadang organisasi memiliki tujuan yang berlawanan dengan organisasi tersebut (biasanya terjadi dan sangat berhubungan dengan kematangan individu).

Para pegawai mengalami frustasi akibat ketidaksuksesan ini dan akhirnya keluar atau tetap tinggal dengan sikap acuh/apatis dan biasanya mereka tidak akan berharap banyak dari apa yang dikerjakannya.

TEORI PENITI PENYAMBUNG LIKERT

Konsep ini berhubungan dengan kelompok-kelompok dalam organisasi yang saling tumpang tindih munculnya konsep supervisory ada disini dan penyedia atau supervisor berfungsi sebagai peniti penyambung.

Struktur ini menunjukan hubungan antar kelompok daripada hubungan antar pribadi.

Organisasi yang menganut konsep ini menggalakan orientasi ke atas daripada ke bawah.

Komunikasi, pengaruh pengawasan dan pencapaian tujuan diarahkan ke atas organisasi.

Proses kelompok dalam organisasi semacam ini sangatlah penting karena semua kelompok harus sama efektif karena organisasi tidak dapat menjadi kuat jika kelompok-kelompok tersebut lemah.

Pada penelitiannya Likert menyatakan bahwa gaya manajemen dapat diklasifikasikan menjadi 4 yaitu:

·         Manajemen tidak memiliki kepercayaan terhadap bawahan dan bawahan tidak memiliki kewenangan untuk mendiskusikan pekerjaannya dengan atasan. Iklim yang diakibatkan dari konsep ini adalah ketakutan, ancaman, hukuman. Komunikasi lebih dari atas ke bawah. Bawahan tidak mempercayai pesan yang beredar dan beberapa informasi ke atas cenderung tidak akurat. Pengambilan keputusan dari atas. Manajemen cenderung mengontrol dan mengarah/mengatur bawahan. Hasilnya: organisasi informal dalam perusahaan yang bertujuan berbeda dengan tujuan perusahaan.

·         Manajemen berkenan untuk percaya pada bawahan seperti halnya hubungan majikan dan budak. Keputusan ada diatas tetapi ada sedikit kesempatan bagi bawahan untuk turut memberikan masukan atas keputusan itu. Kekuasaan dan control ada diatas. Interaksi bertujuan untuk meraih tujuan organisasi. Informasi tetap dari atas dan beberapa bawahan tetap ada yang menaruh curiga. Komunikasi ke atas kadang-kadang ada tergantung atau jika atasan membutuhkan informasi dari bawahan. Informasi organisasi ada tetapi tidak berbeda jauh dengan harapan/tujuan organisasi atau atasan.

·         Manajer mulai membuka diri terhadap bawahan tetapi tidak terlalu percaya. Bawahan boleh bebas berhubungan/ diskusi dengan atasan dan sudah mulai ada hubungan/interaksi antara atasan dan bawahan. Aliran komunikasi baik dari atas ke bawah dan sebaliknya. Komunikasi kebawah mulai diterima meskipun dengan sedikit curiga. Komunikasi ke atas pada umumnya akurat tetapi terbatas hanya sebatas apa yang dinginkan oleh atasan. Kebijakan umum dibuat oleh atasan tetapi kebijakan yang lebih khusus diserahkan kepada bawahan/tingkat dibawahnya. Organisasi informal ada tetapi bersifat sama sekaligus bertentangan atau menolak manajemen.

·         Manajemen sepenuhnya percaya pada bawahan. Semua diberi kesempatan untuk membuat keputusan. Alur informasi ke atas, ke bawah dan menyilang. Komunikasi ke bawah pada umumnya diterima jika tidak dapat dipastikan dan diperbolehkan ada diskusi antara karyawan dan manajer. Interaksi dalam sistem terbangun. Komunikasi ke atas pada umumnya akurat dan manajer menanggapinya dengan tulus atas feedback tersebut. Motivasi kerja dikembangkan dengan partisipasi yang kuat dalam pengambilan keputusan, penetapan Goal setting dan penilaian.

Pada umumnya organisasi informal dan formal identik dengan integritas antara karyawan dan manajer terwujud nyata/baik.

Menurut Likert sistem yang ke 4 berpengaruh terhadap meningkatnya produktifitas dan sistem 1 menunjukan produktifitas rendah.

Menurut penelitian, beberapa manajer lebih suka menggunakan sistem ke 4 tetapi perusahaan dimana mereka bekerja lebih suka jika para manajer menggunakan yang pertama.

STRUKTUR ORGANISASI PROYEK SISTEM INFORMASI

Pada kenyataannya, terdapat banyak jenis proyek-proyek sistem informasi. Dari yang bersifat strategis, seperti penyusunan buku biru pengembangan sistem informasi perusahaan : analisa kebutuhan system informasi, perencanaan strategis sistem informasi, manajemen resiko sistem informasi; sampai dengan yang sangat teknis : seperti instalasi infrastruktur jaringan, implementasi paket aplikasi yang dibeli di pasaran, pembuatan software untuk keperluan tertentu, audit teknologi informasi, pembangunan jaringan pengaman sistem, dan lain sebagainya.

Sebelum sistem yang bersangkutan menjadi bagian integral dari perusahaan, biasanya sebuah tim dibentuk untuk melaksanakan sebuah proyek pengembangan sistem informasi.

Dilihat dari sisi SDM-nya, struktur proyek sistem informasi melibatkan paling tidak tiga unsur: para karyawan dari divisi-divisi yang terkait dengan sistem informasi (Divisi Teknologi Informasi, Departemen EDP, Dinas Sistem Informasi, dan lainlain), konsultan eksternal yang disewa khusus sebagai tenaga ahli dan spesialis, serta para vendor sebagai penyedia perangkat keras dan perangkat lunak.

Project Sponsor adalah seorang manajemen puncak (beserta anggota tim jika perlu), yang diserahkan tugas khusus oleh perusahaan sebagai penanggung jawab proyek sistem informasi.

Paling tidak salah seorang anggota direksi harus berada dalam tim ini untuk mencegah hambatan-hambatan berarti dalam pelaksanaan proyek.

Secara prinsip, Direktur Utama atau Presiden Direkturlah yang harus menjadi Project Sponsor.

Project Sponsor inilah yang kemudian akan mencari rekanan atau seorang Project Partner dari sebuah perusahaan konsultan yang memang sudah ahli di bidang perencanaan dan pengembangan sistem informasi yang dimaksud.

Sebagai pemegang jabatan tertinggi dari sebuah perusahaan konsultan, Project Partner bertanggung jawab untuk mempersiapkan tim khusus dari multi disiplin sebagai anggota proyek yang akan dijalankan.

Project Partner bertanggung jawab secara langsung kepada Project Sponsor yang menyewanya.

Bagi seorang Project Partner, bagian yang terpenting dalam melakukan seleksi dan memilih anggota tim adalah memilih Project Manager yang memiliki kompetensi dan keahlian khusus dalam menangani proyek sistem informasi ini.

Selain harus memiliki pengalaman dan pengetahuan dalam menangani proyek-proyek sejenis (sebagai Project Manager), seorang Project Manager harus pula memiliki kemampuan leadership yang baik dan tingkat aksetibilitas yang tinggi di mata perusahaan dan para anggota tim yang direkrut, disamping kebiasaan bekerja keras dan kondisi kesehatan yang prima.

Dapat dikatakan bahwa Project Manager merupakan kunci kesuksesan proyek terkait karena ditangannyalah tanggung jawab tertinggi pelaksanaan proyek secara operasional berada.

Dalam merencanakan, memonitor, dan mengontrol proyek sehari-hari, seorang Project Manager dibantu oleh tiga tim : Project Management, Project Administration, dan Quality Assurance.

Tim Project Management terdiri dari para praktisi yang biasa menangani aktivitas-aktivitas komersial berbasis proyek. Fungsinya untuk membantu Project Manager dalam mengontrol pemakaian sumber daya-sumber daya terbatas dalam proyek (keuangan, SDM, waktu, kertas, alat-alat tulis, dan lain sebagainya) agar sesuai dengan anggaran yang telah direncanakan sebelumnya.

Mereka pulalah yang harus memberitahu Project Manager jika ada hal-hal yang

dapat mengakibatkan tertundanya proyek dan memberikan usulan-usulan atau rekomendasi terhadap kendala tersebut.

Biasanya tim ini mempergunakan software khusus, seperti Microsoft Project, Artemis, atau Primaver, dalam membantu kegiatannya sehari-hari.

Project Administration adalah tim yang bertanggung jawab terhadap pengaturan dan penyimpanan segala jenis dokumen yang terlibat dalam proyek. Mulai dari proposal dan kontrak proyek, sampai dengan hasil wawancara atau notulen setiap pertemuan formal maupun informal.

Disamping dokumen, hal-hal yang berkaitan dengan komunikasi antara anggota proyek dengan perusahaan dan vendors juga harus dikelola oleh tim ini.

Agar segalanya berjalan dengan lancar, biasanya Project Administration sudah memiliki standar dokumen dan prosedur yang harus diikuti oleh seluruh anggota proyek agar proses administrasi berjalan dengan efektif dan secara efisien.

Quality Assurance terdiri dari tim yang mengawasi agar pelaksanaan proyek dapat selalu terjamin kualitasnya sesuai dengan standar mutu yang ada (standar lokal perusahaan konsultan yang bersangkutan atau standar internasional seperti ISO).

Fokus dari tim Quality Assurance lebih pada kualitas dari outputoutput yang dihasilkan oleh proyek ini, seperti laporan, rekomendasi, desain, perangkat lunak, perangkat keras, dan lain sebagainya.

Tim inti proyek sistem informasi dapat dikategorikan menjadi tiga bagian utama : Information Management, Information System, dan Information Technology.

Tim Information Management merupakan kumpulan para ahli manajemen yang sangat menguasai ilmu informasi untuk kebutuhan bisnis.

Menganalisa dan menangani aspek-aspek bisnis dan manajemen (relationship oriente) dari suatu sistem informasi (relasi antara sistem informasi dengan fungsi-fungsi organisasi lainnya, hubungan antara sistem informasi dengan manajemen kunci perusahaan, dan lain sebagainya) merupakan tanggung jawab dari tim ini, seperti :

·         Para ahli manajemen perubahan yang akan mengusulkan cara terbaik implementasi sebuah sistem baru sebagai pengganti sistem lama;

·         Pakar analisa cost-benefit akan melihat aspek-aspek informasi dari kacamata pembiayaan investasi dan manfaat yang diberikan kepada perusahaan;

·         Ahli bisnis pada industri dimana perusahaan berada akan sangat mempercepat proses analisa dan meningkatkan kualitas output karena pengalaman yang telah dimiliki;

·         Pakar pembuatan perencanaan bisnis perusahaan akan menjaga agar proyek system informasi yang dijalankan sejalan dan tidak berada di luar jalur-jalur kerangka strategi perusahaan yang telah disepakati;

·         Ahli audit teknologi informasi akan menilai seberapa jauh efektivitas sistem yang ada sekarang dengan kebutuhan bisnis, dan bagaimana keamanan sistem sehubungan dengan kontrol internal perusahaan; dan lain sebagainya.

Tim Information System akan memfokuskan diri pada jenis-jenis informasi apa yang dibutuhkan oleh perusahaan dalam menjalankan bisnis sehari-hari (demand oriented) dan hal-hal lain yang berkaitan dengannya, seperti :

·         Ahli strategi sistem informasi merupakan pakar utama yang dibutuhkan tim untuk mendefinisikan jenis-jenis informasi yang harus dihasilkan dengan segala karakteristiknya bagi perusahaan;

·         Pakar manajemen resiko akan melihat resiko bisnis yang mungkin dihadapi seandainya terjadi kesalahan atau hal-hal lain dalam sistem informasi yang dibangun;

·         Ahli contingency planning akan mempersiapkan prosedur yang harus dilakukan perusahaan jika ada gangguan teknis sistem yang dapat menggangu aktivitas perusahaan;

·         Pakar manajemen proyek akan mempersiapkan strategi dalam menjalankan portfolio proyek sistem informasi yang beragam berdasarkan skala prioritas dan keterbatasan sumber daya;

·         Spesialisasi suports dan services yang akan mengajukan usulan bagaimana memelihara sistem informasi setelah proyek selesai dilaksanakan (pasca implementasi), termasuk di dalamnya kemungkinan outsourcing, usulan pembangunan infrastruktur khusus (call center, help desk, dan lain-lain), sampai dengan prosedur-prosedur yang harus dilakukan.

Information Technology yang merupakan jawaban atas kebutuhan sistem informasi yang telah didefinisikan (supply oriented).

Semua rencana strategis yang telah disusun oleh kedua tim sebelumnya pada akhirnya harus diimplementasikan secara teknis.

Dilihat dari karakteristik pekerjaannya, biasanya ada empat jenis pengembangan teknologi yang dilakukan :

·         Membangun infrastruktur jaringan teknologi informasi, biasanya berupa proyekproyek perencananaan dan pembangunan jaringan komunikasi seperti LAN (Local Area Network), WAN (Wide Area Network), Intranet, Internet, dan Extranet;

·         Membeli paket software atau hardware yang siap pakai di pasaran dan mengimplementasikannya dalam perusahaan (package implementation);

·         Membuat software sendiri berdasarkan kebutuhan dan desain yang dibuat oleh tim yang dibentuk secara khusus oleh perusahaan (custom development atau in-house development); atau

·         Melakukan dua atau ketiga hal diatas dan mengintegrasikannya satu sama lain (system integration).

Terlihat bahwa vendor-vendor teknologi informasi akan menjadi bagian dari tim ini karena merekalah yang akan menawarkan produk-produk software dan hardware (maupun komponen-komponen terkait lainnya) yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem informasi.